Evden Çalışanlara (Home Office) Tavsiyeler

Coronavirüs salgını nedeniyle şirketler teker teker çalışanlarını uzaktan çalışmaya yönlendirmeye başladı. “Ofise gelmeyin, evden çalışın.” Twitter’da sürekli olarak uzaktan çalışmayı yeni deneyimleyen ve şaşkınlıklarını, bocalamalarını paylaşan insanlar görüyorum. Uzaktan çalışmak birçok kişi için yeni olabilir, ancak ben bir buçuk yıldır zaten uzaktan çalışıyorum. 🙂 Evim ofisim. Plaj, park, kahveci hepsi benim ofisim.

İşten arkadaşlarım bana bu konuda bir yazı yazmamı önerdiler. İşte o yazı bu yazı! Bu yazıda, şu günlerde daha yeni uzaktan çalışmayı deneyimlemeye başlayan kişilerle tecrübelerimi paylaşacağım.

Eğer şirkette tek bir uzaktan çalışan varsa, o şirkette herkes uzaktan çalışıyor demektir.

Eğer takımınızda bir kişi bile uzaktan çalışıyorsa, artık ofiste birbirinizle sözel olarak iletişim kurmamalısınız. Aksi halde, uzaktan çalışan bireyler sizin konuştuklarınızı ve aldığınız kararları bilemeyecekler. Bu da onların kendilerini dışlanmış hissetmelerine sebep olacak. Bu kişiler kendini takımın bir parçası değil, “işleri yapan ekstra kas gücü” olarak hissedecek. Bu nedenle, bir kişi bile uzaktan çalışıyorsa iletişim tüm takım uzaktan çalışıyormuş esasına göre yapılır. Görüşmeler video konferans ile, yazışmalar şirket chat uygulaması üzerinden yapılır. Eğer şirketinize böyle bir yazılım bakıyorsanız, video konferans için Zoom, yazışmalar için Slack önerdiğim araçlardır.

Uzaktan çalışırken iletişim hiç olmadığı kadar önemlidir.

Uzaktan çalışırken kendinizi ve yaptığınız işi görünür kılmak, ne düşündüğünüzü, ne hissettiğinizi açık, net ve doğru bir şekilde iletmeniz gerekir. Şeffaflık ve güven uzaktan çalışmanın temelini oluşturur.

Takım içi iletişimin iyi olması yapılan işin hızını ve kalitesini artırdığı kadar, insanların sosyalleşmesi ve birbirini tanıyıp güvenmesine de zemin hazırlar. Biz bu yüzden her gün birbirimize el sallar, öyle işe başlarız. Ofis çalışanları için mutfağa gidip kahve yapmak neyse, bizim için de el sallamak aynen odur.

Uzaktan çalışırken görünürlüğü nasıl sağlarsınız?

• Takımınızla gün içerisinde ne yapacağınızı paylaşın. Bunu video konferanslı bir e-standup ile veya asenkron olarak chat ile yapabilirsiniz. Asenkron yapacaksanız Geekbot veya benzeri bir araç kullanabilirsiniz. Biz hem video konferans, hem de Geekbot kullanıyoruz. Geekbot, geriye dönük olarak takımın neler yaptığını hatırlamak için faydalı olurken, video konferans “insan görmek” ve sosyalleşmek için önem taşıyor.
• Yazışmalara ve sorulara hızlı cevap verin. Nasıl ofiste birisi size seslendiğinde ona hızlıca cevap veriyorsanız, sanal ortamda da aynısı devam etmeli. Çalışma saatleriniz içerisinde size gelen iletişime hızlıca yanıt vermelisiniz.
• Kullandığınız chat uygulamasında online olarak görünmelisiniz
• İletişiminizi mümkün olduğu kadar açık ve net yapmalısınız. Size sorulan sorulara mümkün olduğunca detaylı bir şekilde yanıt vermelisiniz. Unutmayın ki uzaktan çalışmada, hızlı iletişim sonucu doğacak bir yanlış anlaşılma yerine, daha çok vakit alması pahasına olsun her şeyi uzun uzun anlatmayı tercih etmelisiniz.
• Şirket chat uygulamasında “durumunuzu” güncel tutmalısınız. Hastaysanız, öğle yemeğindeyseniz, kısa bir süre bilgisayarın başında değilseniz, toplantıdaysanız veya tatildeyseniz bunu insanlar hızlıca öğrenebilmeli.

Dokümantasyona daha önce hiç olmadığı kadar önem vermelisiniz.

Mümkün oldukça her şeyi yazılı hale getirmeli, dokümantasyona daha önce hiç olmadığı kadar önem vermelisiniz. Dokümantasyonu, daha sonra kolayca erişilebilecek şekilde organize etmeli ve arama özelliği güçlü olan bir araç kullanmalısınız. Yazdığınız dokümantasyon bir daha asla bulunması mümkün olmayacak bir dokümantasyon mezarlığına gitmemeli.

Yazışmalarınızda bu dokümantasyonları kullanmalısınız. Örneğin, yazışmalarınızda dokümantasyonlara sıklıkla link vermelisiniz.

Aldığınız kararları, toplantı notlarını da dokümante etmelisiniz. İki yıl sonra bir ürün özelliği konusunda neden böyle bir karar verdiğinizi hatırlamak isterseniz, bu kararın nedenlerine ve yapılan araştırmalara ulaşabileceğiniz bir belge olmalı.

Dikkatinizi dağıtan her şeyi ortadan kaldırmalısınız.

Ofiste olup olmamanız çalışıyor olduğunuz gerçeğini değiştirmiyor. Bu nedenle, işinize aynı disiplin ve ciddiyetle odaklanmanız gerekiyor. Çocuklarınıza iş yaptığınız ve rahatsız edilmemeniz gerektiğini öğretin. Eğer partneriniz veya aileniz yaptığınız şeyin çalışmak olduğunu anlayamıyor ve sizi sürekli bölüyor, muhabbet ediyor ve sizden bir şeyler yapmanızı istiyorsa, onları da bu konuda bilinçlendirin. İş zamanında ev işlerine odaklanmayın. Evde olmanız, yemek yapacağınız, çamaşır asacağınız anlamına gelmiyor.

Ekipmanınız düzgün olmalı.

Uzaktan çalışmanın en önemli noktalarından biri de doğru ekipmana sahip olmak. Nasıl ki ofiste toplantı odalarınız, bu odalarda beyaz tahtalarınız, retro için post-itleriniz varsa, benzer bir kurulumu uzaktan çalışma için de hazırlamak zorundasınız. Aşağıdakiler uzaktan çalışma için olmazsa olmaz:

• İyi bir İnternet bağlantısı
• Kesintiye karşı yedekte bir 4G paketi
• Elektrik kesintilerine karşı, tam şarjlı bir bilgisayar ve telefon
• Kaliteli bir mikrofon & kamera
• Zoom veya benzeri bir video konferans aracı
• Slack veya benzeri bir chat uygulaması
• Google Docs veya benzeri bir birlikte not almaya, çizmeye uygun bir doküman düzenleme aracı
• Jira veya benzeri bir proje yönetim aracı. Böylelikle standuplarınızı ortak bir sanal “board” üzerinden yapabilirsiniz.
• Confluence veya benzeri bir wiki/kütüphane uygulaması.

Kendinize güzel bir çalışma ortamı kurmalısınız

Ofislerde boyu ayarlanabilir masalar ve kaliteli koltuklar var. Mutfakta güzel bir kahve var. Belki ofisinizde daha neler neler var. 🙂

Evden çalışmanız bu kaliteden vazgeçeceğiniz anlamına gelmiyor. Tam zamanlı uzaktan çalışanlara tavsiyem, şirket parasını karşılasa da karşılamasa da gerekli harcamayı yapıp kendinize hayalinizdeki ofisi kurmanızdır.

Geçici olarak uzaktan çalışıyorsanız, en azından, yüksekliği uygun bir masa ve canınızı yakmayan bir sandalye edinebilir ve belki ofisten bir iki monitörü geçici ev ofisinize getirebilirsiniz.

Uzaktan çalışmak, evden çalışmanın yanı sıra, İnternet ve elektrik olduğu sürece, her yerden çalışabileceğiniz anlamına geliyor. Ancak, her yerde aynı konsantrasyonu gösteremeyebilirsiniz. Örneğin ben, kahvecilerde işime odaklanamıyorum. Sürekli bir hareket olması beni rahatsız ediyor. Şimdiye kadar toplasam beş, bilemedin on kez ev dışında bir yerden çalışmışımdır diye tahmin ediyorum. Bu nedenle, en çok nerede odaklanabildiğinizi bulmaya çalışıp, kendinize öyle bir çalışma ortamı hazırlamalısınız.

Çalışma saatlerinize özen göstermelisiniz

Evden çalışmak, bilgisayarınıza izleme cihazı kuran paranoyak bir şirket için çalışmadığınız sürece, kimsenin sizin işe ne zaman başlayıp ne zaman bitirdiğini ölçmeyeceği anlamına geliyor. Eğer öyle bir yazılım kuruyorlarsa da bence yarın gidin ve istifa edin.

Çalışma saatlerinin gerçek anlamda “esnek” olmasını çok dikkatli bir şekilde kullanmalısınız. Kişisel disiplin çok önemli. Günlük çalışma saatinizi tamamladığınıza emin olmalısınız. Haddinden fazla çalışmadığınıza da emin olmalısınız.

Uzaktan toplantı nasıl yapılır?

Kaliteli bir video konferansın bazı formülleri var:

• Her toplantının bir video konferans linki olmalıdır. Eğer ofis hayatında her toplantının hangi odada olacağı önceden belliyse, dijital hayatta da toplantıların dijital konumları belli olmalıdır.
• Herkes toplantıya tam vaktinde katılmalıdır. ⏰ Videonuzun, mikrofonunuzun çalışıp çalışmadığını önceden kontrol etmeli, insanları bekletmemelisiniz.
• Toplantıda bir şeyler üzerinden birlikte gitmeniz gerekirse, ekran paylaşımı yapmalısınız. 📹
• Her toplantının içeriği önceden belli olmalı ve toplantı davetine yazılmalıdır. (Gerçi bu normal ofis toplantıları için de önemli bir şey ama artık yazmış bulundum.)
• Toplantılara katılmalı ve dikkatinizi vermelisiniz. 🤔Toplantılara video ile katılmak size toplantıyı arka plana atıp internette gezmek veya Slack üzerinden başka mesajlara cevap vermek hakkını vermez. Yazılımsal olarak toplantıda bulunduğunuz kadar, beyin olarak da toplantıya katılıyor olmalısınız.
• Konuşmaya başlamadan önce insanların sizi duyduğundan emin olun. 👂Üç dakikalık önemli bir konuşmanın ardından mikrofonunuz düzgün ayarlanmadığı için kimsenin sizi duymadığını öğrenmek istemezsiniz.
• Mümkünse, önemli toplantıları kaydetmelisiniz. Eğer mümkün değilse, en azından toplantı notları tutmalısınız. Bu kayıt ve/veya notları bulunabilir bir şekilde dokümantasyon portalınıza eklemelisiniz.
• Toplantılara hazırlıklı gelmelisiniz.
• Toplantının sonunda, kimin ne yapacağı (kimin hangi “action item”ı olduğu) açık ve net olmalıdır.
• Toplantıda konuşmuyorsanız kendinizi sessize almalısınız. Arka plandan gelen gürültüler, fark etmeden çıkardığınız sesler veya klavye/mouse sesleri diğerleri için rahatsız edici olabilir.
• Eğer toplantı kalabalıksa, konuşmayı yönlendirmek ve insanlara söz hakkı vermek için bir moderatör seçebilirsiniz.
• Uzaktan toplantılarda söz almak ve uygun zamanlamayı yapmak zor olabilir. İlkokuldan alışık olduğumuz şekilde, elinizi kaldırıp söyleyecek bir şeyiniz olduğunu belli edip, konuşmacı bitirince siz söze girebilirsiniz.

Bitirirken: Remote çalışmak çok da olağan dışı bir şey değil

Uzaktan çalışmak, sektörün tanınan firmaları tarafından kabul görüyor. Doğru yöntemlerle ve uygun insanlarla yapıldığı sürece bir çok avantajı olan bir uygulama. Siz buna yenisiniz ve bocalamanız çok doğal. Umuyorum bu yazıdaki tavsiyeler işinize yarar ve çok daha verimli bir uzaktan çalışan olursunuz. 🙂

Bu yazıyı yazmamı öneren takım arkadaşım Yacine’e ve yazı içeriği konusunda önerilerde bulunan eşim Şeyda’ya teşekkür ederim.